Da 25 anni Garmin è un’azienda all’avanguardia nello sviluppo di dispositivi GPS ed applicazioni progettate per le persone che vivono uno stile di vita attivo. Garmin opera in 5 differenti unità di business: automotive, aviazione, fitness, marine e outdoor.

Per ottimizzare la gestione delle note spese dei propri dipendenti, condotta dall’ufficio Finance attraverso report realizzati mensilmente in Excel, Garmin Italia ha deciso di rivolgersi a Doxinet per introdurre l’App SmartEX e rivoluzionare questa incombenza noiosa rendendola, se non divertente, almeno pratica e veloce. Questo aspetto è stato sottolineato anche dal Financial Controller di Garmin, Marco Saraca, che afferma “L’adozione di SmartEX ha determinato l’introduzione di un processo più fluido, grazie anche al flusso di informazioni che si genera al cambio dello status della nota spese stessa. Inoltre, ha aiutato a standardizzare i report e le procedure, e la possibilità di impostare degli “alert” in grado di segnalare eventuali scostamenti, rende le attività più semplici e veloci sia per chi presenta la nota spese, sia per chi la deve controllare.”

SmartEX permette di dire addio agli scontrini persi o illeggibili: basta infatti una semplice foto scattata con lo smartphone per riprendere scontrini, fatture e ricevute che vengono poi trasmesse ed archiviate automaticamente su un server in cloud. La richiesta di rimborso, completa di dati e immagini, viene successivamente inoltrata all’azienda e inserita nel workflow approvativo. Una volta ratificata, viene disposto il rimborso e i giustificativi digitalizzati vengono archiviati nel sistema documentale e portati in conservazione sostitutiva.

I dipendenti di Garmin Italia hanno inizialmente accolto questa nuova modalità di gestione delle note spese con scetticismo, ma “al primo utilizzo si sono resi conto dei benefici in termini di tempo e di correttezza della compilazione della stessa”, sottolinea Saraca. La conferma arriva anche da uno dei commerciali dell’azienda che dichiara “Il vantaggio di poter fotografare e popolare in tempo reale la nota spese fa la differenza ed è l’aspetto rivoluzionario. Lo smartphone è lo strumento di lavoro che abbiamo sempre a portata di mano e un’App Mobile è la soluzione ideale: SmartEX oggi è essenziale e gli aggiornamenti continui stanno migliorando sempre di più l’esperienza d’uso, già comunque decisamente buona.”
SmartEX è un’App ricca di funzionalità, intuitiva e semplice da usare. L’inserimento guidato dei dati e i massimali predeterminati permettono di azzerare le possibilità di errore. Inoltre è anche una soluzione pre-configurabile a seconda delle esigenze dell’azienda e permette al collaboratore di personalizzare i campi di input, visualizzare l’elenco delle spese sostenute, controllare lo stato delle richieste di rimborso già inoltrate e di calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps.

LE DUE AZIENDE HANNO COLLABORATO ALLA REALIZZAZIONE DI UN’APP CUSTOMIZZATA, CHE CREA IN AUTOMATICO IL TRAILER DEL COLLOQUIO E LO PORTA IN REAL TIME SUL TAVOLO DEL COMMITTENTE

Nell’ambito della ricerca e selezione del personale la tecnologia è un supporto sempre più utile, specie per l’head hunter, sugli aspetti qualificabili e confrontabili del processo di valutazione delle competenze manageriali. Su questi presupposti nasce la collaborazione tra EXS – società di executive search di GI Group – e Doxinet – società italiana di sviluppo software – per la realizzazione di un’innovativa App customizzata che permette al recruiter di realizzare trailer dei colloqui svolti. La soluzione, prima in Italia, semplifica e arricchisce qualitativamente il processo di recruiting, riducendone significativamente i tempi.

L’App sviluppata da Doxinet consente di realizzare, in modo del tutto automatico, video interviste dei colloqui per un’analisi più approfondita del candidato e per la condivisione con il committente. L’utilizzo è molto semplice e intuitivo e non richiede nessuna competenza tecnica. Durante l’intervista, attraverso l’utilizzo di un tablet è possibile semplificare il processo di produzione della video intervista marcando con un semplice click i momenti ritenuti più interessanti, per estrarli poi in un secondo momento.

Al termine dell’incontro la registrazione viene salvata sul server per essere successivamente analizzata. Una volta scelti i frame più significativi si effettua la preview del video, attivando il processo automatico di post produzione per la creazione del trailer finale, che può essere rivisto tutte le volte che si desidera, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

La ricerca e selezione si basa principalmente sulla capacità del consulente di comprendere se il candidato possiede le qualità e le caratteristiche ricercate dal cliente e sulle relazioni interpersonali. Il selezionatore mantiene il suo ruolo decisionale ma, secondo Pasquale Natella, AD di EXS, può avvalersi dell’innovazione:”Per EXS è fondamentale offrire un servizio di qualità superiore, ma soprattutto avere una value proposito distintiva sul mercato in termini di ricerca della massima efficienza. Grazie alla soluzione sviluppata da Doxinet siamo riusciti ad abbreviare in modo significativo i tempi e il processo di selezione, in quanto ci ha permesso di considerare solo le informazioni e gli aspetti veramente rilevanti per l’analisi del candidato.
Allo stesso tempo in virtù del fatto che il trailer del colloquio può essere visto da più persone contemporaneamente e con la stessa modalità, viene favorita la creazione del consenso attorno allo stesso profilo e l’eliminazione delle aspettative che si possono creare esclusivamente sulla base della che di valutazione”.

In fase di colloquio, uno dei principali vantaggi per il recruiter è la possibilità di potersi concentrare solo sugli aspetti che ritiene più importanti in quel momento, con la certezza di poter visionare in seguito l’intero incontro e completare la propria valutazione. L’altro grande vantaggio è la facoltà di inviare il trailer al cliente per un’anteprima del candidato, associata alla valutazione del selezionatore.

Le aziende a cui è stato proposto tale servizio sono rimaste positivamente colpite dalla quantità di informazione ricevute da un trailer di 15 minuti. In particolare, i migliori risultati sono stati ottenuti nei casi in cui il decisore non è uno solo ma più persone, come ad esempio il responsabile HR, il business partner, il responsabile di linea piuttosto che il capo di una specifica divisione.

“Riunire contemporaneamente tutte le persone interessate dal processo di selezione, presentare in meno di un’ora la short list dei candidati e individuare i profili da portare alla fase finale, ha indubbiamente facilitato il compito dell’HR e la condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione”, conclude Natella.

“Per noi di Doxinet è stato un progetto stimolante. Integrare la tecnologia informatica con la videoregistrazione apre la via a nuovi strumenti quali l’intelligenza artificiale e il machine learning, per fruire di un sistema capace di decodificare le espressioni facciali ed effettuare in tempo reale l’analisi emozionale dei candidati, oltre che di impostare alert che durante l’intervista mostrino eventuali reazioni emotive in contrasto con le dichiarazioni verbali”, commenta Stefano Mazzoleni, Partner e Direttore Commerciale Area HR di Doxinet.

Attraverso l’App sviluppata da Doxinet, l’azienda ha automatizzato e ottimizzato in modo significativo il processo di gestione delle note spese, ottenendo una riduzione dell’80% delle tempistiche operative.

Synergie Italia, agenzia per il lavoro tra le più note nel panorama professionale europeo, ha scelto l’App SmartEX per ridefinire il processo di gestione delle note spese aziendali. Realizzata da Doxinet, società italiana di sviluppo software, la soluzione nativa mobile ha offerto a Synergie Italia l’agilità e la flessibilità necessarie per ottimizzare e automatizzare le attività legate alla compilazione e all’amministrazione delle note spese dei propri collaboratori.
Synergie Italia nasce dall’esperienza internazionale di oltre 40 anni del Gruppo Synergie, e offre alle aziende una gamma completa di servizi per la gestione delle risorse umane. Con oltre 5000 clienti, Synergie fornisce consulenza a 360° attraverso un approccio taylor-made che permette di gestire al meglio il capitale più importante di un’azienda: le persone. Synergie offre servizi in ambito: somministrazione, selezione, formazione, ricollocazione, politiche attive e outsourcing.

Prima dell’adozione di SmartEX, la gestione delle note spese veniva condotta dall’ufficio amministrativo/contabilità fornitori attraverso la compilazione di format predisposti in Excel, mentre il controllo e la contabilizzazione venivano effettuati manualmente. Infine, si procedeva all’archiviazione dei giustificativi cartacei. Queste attività richiedevano diverso tempo e l’impiego di risorse interne dedicate. “Il nostro obiettivo era quello di abbattere i tempi legati a queste attività, attraverso l’automatizzazione dell’intero processo”, sottolinea Alessio Morgera, uno dei referenti dell’ufficio Amministrazione e Finanza di Synergie Italia. “Il nostro ufficio si occupa mensilmente di circa 200 note spese. Dato il volume dei rimborsi e dei giustificativi da verificare, cercavamo una soluzione che permettesse di velocizzare e snellire la gestione delle note spese, agevolando inoltre la fase di autorizzazione. Grazie a SmartEX, oggi siamo riusciti a ridurre dell’80% le tempistiche operative, introducendo controlli sul rispetto delle policy aziendali e sui massimali, con alert automatici che ci permettono di monitorare eventuali scostamenti. Complessivamente, siamo riusciti a semplificare e migliorare qualitativamente e quantitativamente l’intero processo di gestione e i costi derivati.”

La soluzione è pre-configurabile e personalizzabile secondo le esigenze dell’azienda. L’inserimento delle spese è guidato e i massimali predeterminati, per monitorare costantemente le spese e azzerare la possibilità di errore. Ogni spesa viene associata a un’attività, un cliente o un prospect. Il collaboratore è in grado di personalizzare i campi di input, gestire la diaria e calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps, oltre che visualizzare l’elenco o i grafici delle spese sostenute e controllare in ogni momento la situazione delle richieste di rimborso già inoltrate.

Dal punto di vista degli utenti, la possibilità di compilare le note spese direttamente da smartphone è stata accolta “positivamente e con notevole entusiasmo”, come sottolinea Morgera. La conferma arriva da Paolo Mearini, capo area Toscana-Umbria-Marche di Synergie Italia: “Con l’utilizzo di SmartEX riesco a risparmiare almeno un’ora al mese per la compilazione delle note spese. L’App è molto semplice e intuitiva, con pochi passaggi sono in grado di registrare le spese effettuate e di salvare i giustificativi in formato digitale, grazie alla fotocamera dello smartphone e senza il rischio di perderli. La compilazione della richiesta di rimborso a fine mese è veloce e, con SmartEX, sono in grado di monitorare lo stato di avanzamento della mia pratica.”

SmartEX permette di gestire in modo del tutto dematerializzato le note spese e i relativi giustificativi, attraverso la loro conversione sostitutiva secondo quanto previsto dalla risoluzione 96/E/2017 dell’Agenzia delle Entrate. Al termine del processo approvativo, SmartEX genera report dettagliati delle pratiche corredati dalle immagini dei giustificativi, per la successiva archiviazione sostitutiva e l’eliminazione definitiva del cartaceo. In più, consente la riconciliazione con le carte di credito e genera un flusso di dati che vanno ad alimentare l’ERP e il sistema paghe già in uso in azienda, a completamento del processo di rimborso.

SmartEX è completamente Made in Italy e al momento disponibile per dispositivi iOS e Android.

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LEGGI L’ARTICOLO COMPLETO: CORRIERE.IT- 31 MAGGIO 2018

LEGGI L’ARTICOLO COMPLETO: RUNU.IT- 14 MAGGIO 2018

LEGGI L’ARTICOLO COMPLETO: DATAMANAGER.IT- 3 MAGGIO 2018

“L’impresa può gestire, in modo del tutto dematerializzato, le note di spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici al termine del processo di pagamento delle singole trasferte…”

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